Informace o zpracování osobních údajů a poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů zákazníků společnosti SINDIBÁD, s.r.o.
Úvodní informace
Prosím, věnujte pozornost tomuto dokumentu, jehož prostřednictvím Vám poskytujeme informace o zpracování Vašich osobních údajů a o právech souvisejících se zpracováváním Vašich osobních údajů v rámci naší činnosti, tedy v souvislosti se službami, která Vám poskytujeme. Jakékoliv nakládání s osobními údaji se řídí platnými právními předpisy, zejména zákonem 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů v platném znění, a nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č.480/2004 Sb., o některých službách informačních společnosti ve znění pozdějších předpisů. V souladu s ustanovením čl. 13 a následující obecného nařízení o ochraně osobních údajů Vám jako tzv. subjektům údajů poskytujeme následující informace. Tento dokument slouží k Vašemu řádnému informování o rozsahu, účelu, době zpracování osobních údajů a k poučení o Vašich právech v souvislosti s jejich ochranou.
1. Kdo je správcem vašich osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je společnost SINDIBÁD, s.r.o., sídlem Drahobejlova 59, 19000 Praha 9, Česká republika, IČO: 25670379, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 59797 (dále „Správce“ nebo „společnost SINDIBÁD“).
Na společnost SINDIBÁD se můžete obrátit písemně na e-mailovou adresu ck@sindibad.cz nebo na korespondenční adresu společnost SINDIBÁD, Drahobejlova 59, 19000 Praha 9, Česká republika.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme pouze takové osobní údaje, abychom Vám mohli nabízet a poskytovat naše služby, jednotlivé i soubory služeb a zákaznickou podporu, dále abychom dodrželi naše zákonné povinnosti a také abychom chránili i naše oprávněné zájmy. Shromažďujeme osobní údaje o našich zákaznících, včetně potenciálních klientů, kteří mají o naše služby zájem nebo kteří nám dali souhlas, abychom je mohli oslovovat s nabídkou našich služeb.
Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:
- Základní identifikační údaje
Základní identifikační osobní údaje jsou součástí každé smlouvy, kterou se společností SINDIBÁD uzavíráte. Patří mezi ně zpravidla jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště (ulice a číslo, obec, PSČ, země pobytu) číslo cestovního dokladu, datum jeho vydání a platnosti, kód vydávající země, státní občanství, pohlaví, podpis. Pokud podnikáte obchodní firmu, IČO a sídlo). - Kontaktní údaje
Mezi kontaktní údaje patří kontaktní adresa (ulice a číslo, obec, PSČ, země pobytu), e-mail, telefon. - Fakturační údaje
Jedná se o bankovní spojení, údaje o platbách záloh a doplatků cen zakoupených služeb. - Informace ze záznamů telefonických hovorů nebo jiné interakce s Vámi
- Fotografie a videozáznamy
V případě, že k tomu zákazník vysloví předchozí výslovný souhlas, je společnost SINDIBÁD oprávněna z jeho pobytu a čerpání služeb pořizovat fotografie a videozáznamy a následně je použít za účelem marketingu v rámci propagačních materiálů. Obdobně je tomu tak, pokud zákazník předá společnosti SINDIBÁD vlastní fotografie a videozáznamy.
3. Pro jaké účely zpracováváme osobní údaje
Pro lepší orientaci, pro jaké účely zpracováváme Vaše osobní údaje, jsme zpracovávání rozdělily na dvě základní části a to kdy je třeba Váš výslovný souhlas a kdy ne.
3.1. Zpracovávání osobních dat bez nutnosti Vašeho souhlasu (zákonné zpracovávání)
- Zpracovávání osobních údajů pro účely smlouvy
Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely Vaší smlouvy, pracujeme s nimi zejména při jednání o uzavření smlouvy, při jejím uzavření, její změny nebo správy Vaší smlouvy a pro splnění smlouvy. V takovém případě jsou zpracovávány Vaše osobní údaje v rozsahu, který je nezbytný;
– pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě Vaší žádosti/poptávky ke zpracování rezervace služeb poskytovaných CK Sindibád, nebo žádosti/poptávky ke zprostředkování služeb nebo
– pro vlastní uzavření smlouvy a její splnění.
Jedná se o všechny údaje, které jsou uvedeny ve smlouvě nebo v rezervaci služeb vč. jejich změn.
Poskytnutí Vašich osobních údajů pro tento účel je zcela dobrovolné, je však nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě Vaší žádosti/poptávky, pro uzavření příslušné smlouvy a jejího splnění. V případě neposkytnutí požadovaných osobních údajů k tomuto účelu, nemůže s Vámi CK Sindibád jednat a přijmout nezbytná opatření před uzavřením smlouvy ani uzavřít smlouvu a zajistit splnění z ní vyplývajících práv a povinností. - Zpracovávání osobních údajů pro účely plnění právní povinnosti
Po ukončení Vaší smlouvy CK Sindibád uchovává a zpracovává Vaše osobní údaje uvedené ve smlouvě za účelem plnění svých právních povinností, a to v rozsahu, za podmínek a pro účely stanovené platnými obecně závaznými právními předpisy. Jedná se zejména o daňové předpisy, předpisy o účetnictví a archivnictví, předpisy upravující promlčecí lhůty apod. - Zpracovávání osobních údajů pro účely oprávněných zájmů správce
Po ukončení Vaší smlouvy je CK Sindibád oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu uvedeném pro účely oprávněných zájmů správce. Oprávněný zájem společnosti CK Sindibád jako správce je:
• informovat Vás a nabízet Vám služby a produkty cestovní kanceláře SINDIBÁD cestovní kancelář, spol. s r. o., tj. zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu a to v rozsahu titul, jméno a příjmení, bydliště, kontaktní adresa, e-mail a telefonní číslo;
• zpracovávat osobní údaje pro účely prevence a odhalování trestných činů, tj. zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném ve smlouvě vč. kontaktních a fakturačních údajů;
• obhajovat právní nároky, tj. zpracovávat Vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném ve smlouvě, vč. kontaktních a fakturačních údajů.
3.2. Zpracovávání osobních dat s Vaším výslovným souhlasem
- Zpracování osobních údajů pro účely marketingu
Pokud máte zájem být informován o našich službách a pokud k tomu udělíte výslovný souhlas, zpracovává Vaše osobní údaje pro účely marketingu. Činnosti spadající pod tento účel zahrnují zejména nabízení produktů a služeb poskytovaných společností CK Sindibád, šíření obchodních sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informačních společnosti ve znění pozdějších předpisů a to zejména formou e- mailových zpráv, zpráv zasílaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla (SMS, MMS) a v neposlední řadě písemnou formou prostřednictvím poštovních služeb nebo formou telefonického volání. Za tímto účelem CK Sindibád zpracovává Vaše identifikační osobní údaje v rozsahu titul, jméno, příjmení, bydliště, kontaktní údaje dle odstavce 2.
CK Sindibád, pokud zákazník vysloví předem výslovný souhlas pořizovat během pobytu na zájezdu a čerpání služeb fotografie a videozáznamy, nebo pokud poskytne takové fotografie a záznamy CK Sindibád, zpracovává tyto fotografie a záznamy za účelem marketingu v rámci propagačních materiálů, a to jak v katalozích či v jiných nabídkách služeb poskytovaných CK Sindibád v hmotné podobě, tak na webových stránkách CK Sindibád a facebooku.
Poskytnutý souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů, jakož i souhlas k pořizování a používání fotografií a videozáznamů z čerpání služeb k marketingovým účelům dle tohoto ustanovení je zcela dobrovolný, bez udělení Vašeho souhlasu se zpracováváním Vašich osobních údajů Vám nebudou zasílány nabídky a produkty služeb poskytovaných CK Sindibád, šířeny obchodní sdělení a ani nebudeme pořizovat a využívat Vaše fotografie a videozáznamy během čerpání služeb v rámci propagačních materiálů a to jak v hmotné podobě, tak na webových stránkách a facebooku.
Souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů, s pořizováním a používáním Vašich fotografií a videozáznamů k marketingovým účelům dle tohoto ustanovení můžete kdykoliv odvolat na kontaktech uvedených v odstavci 6 Jak mohu odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů tohoto dokumentu.
3.3. Nahrávání telefonických hovorů
- S Vaším předchozím výslovným souhlasem můžeme nahrávat telefonické hovory a zpracovávat nahrávky telefonických hovorů zejména za účelem jednání o uzavření smlouvy, návrhů na změny smluvních ujednání, doplňujících informací k zajištění plnění smlouvy, zkvalitňování služeb, uplatňování reklamací apod. Souhlas s nahráváním a zpracováváním Vašich telefonických hovorů vyslovujete souhlas pokračováním hovorů po oznámení operátora, že Váš hovor bude nahráván. Pokud si nepřejete být nahráváni, tak, prosíme, po oznámení, že bude Váš hovor nahráván, zavěste a využijte jiný z komunikačních kanálů.
4. Po jakou dobu zpracováváme osobní údaje
Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou.
- Zpracovávání osobních údajů bez nutnosti Vašeho souhlasu dle ustanovení bodu 3.1.
• Vaše osobní údaje poskytnuté a zpracovávané v rozsahu pro provedení opatření před uzavřením příslušné smlouvy Vámi poskytnuté osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytně nutnou pro provedení takových opatření před uzavřením smlouvy. Pokud smlouva nebude uzavřena, budou Vámi poskytnuté osobní údaje uchovávány a zpracovávány pouze po dobu nezbytnou pro plnění právních povinností a oprávněných zájmů CK Sindibád.
• Vaše osobní údaje poskytnuté a zpracovávané pro uzavření a splnění smlouvy zpracováváme a uchováváme po dobu trvání s Vámi uzavřené smlouvy, abychom Vám mohli poskytnout či zprostředkovat služby v souladu s takovou smlouvou. Po ukončení smluvního vztahu a vypořádání veškerých závazků plynoucí či související s uzavřenou smlouvou uchováváme Vaše osobní údaje v rozsahu pro uzavření a splnění smlouvy po dobu nutně nezbytnou za účelem zajištění plnění právních povinností a oprávněných zájmů CK Sindibád po nezbytně nutnou dobu. Doba uchování Vašich osobních údajů je stanovena zejména občanským zákoníkem upravující promlčecí lhůty, dále pak daňovými předpisy, předpisy o účetnictví, o archivnictví apod. - Zpracovávání osobních údajů s Vaším výslovným souhlasem dle ustanovení bodu 3.2.
• Pokud jste nám udělili souhlas ke zpracování Vašich osobních údajů pouze pro účely marketingu, zpracováváme Vaše osobní údaje po dobu 5 let od udělení souhlasu do doby odvolání Vašeho souhlasu s jejich zpracováváním, nebo podání námitky.
• Pokud jste udělili souhlas s nahráváním telefonických hovorů, tak tyto nahrávky hovorů uchováváme po dobu nezbytně nutnou, nejdéle však tři měsíce po ukončení zájezdu či čerpání služeb.
5. Jak/odkud získáváme osobní údaje
Osobní údaje získáváme:
- přímo od Vás zákazníka, tj. subjektu osobních údajů, při jednání o smlouvě k provedení opatření před uzavřením smlouvy, při uzavření smlouvy a v průběhu trvání a plnění smlouvy;
- od třetích osob, kteří jsou k tomu oprávněny na základě Vašeho smluvního nebo jiného zastoupení k jednání o provedení opatření před uzavřením smlouvy, pro uzavření smlouvy a plnění takové smlouvy ve prospěch třetích osob dle ustanovení § 1767 a násl. občanského zákoníku, nebo i k jiným konkrétně uvedeným účelům;
- z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, evidence plátců DPH apod.).
6. Jak mohu odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely, kde je nutný souhlas
Souhlas se zpracováváním Vašich osobních údajů za účelem marketingu, šíření obchodních sdělení a rovněž i souhlas pořizování a používáním Vašich fotografií a videozáznamů během čerpání služeb pro účely marketingu je založen na Vašem dobrovolném rozhodnutí. To znamená, že takový souhlas nemusíte udělit, nebo jej můžete kdykoliv odvolat. Pokud k takovému rozhodnutí dospějete, je nám to líto, avšak plně takové Vaše rozhodnutí respektujeme.
Co by mělo Vaše písemné odvolání souhlasu zpravidla obsahovat
- Kdo odvolání souhlasu se zpracováváním osobních údajů podává. Uveďte prosím jméno, příjmení a adresu.
- Uveďte prosím, k jakému konkrétnímu účelu zpracování Vašich osobních údajů se Vaše odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů vztahuje.
Jak souhlas se zpracování osobních údajů můžete odvolat a kam jej adresovat
- Písemným prohlášením zaslaným do sídla společnosti CK SINDIBÁD spol. s r. o., Drahobejlova 59, 19000 Praha 9, nebo e-mailem na adrese ck@sindibad.cz nebo pomocí formuláře umístěného na internetové adrese https://www.sindibad.cz/odvolani-souhlasu/.
7. Kdy zpracováváme vaše osobní údaje, aniž byste s námi uzavřeli smlouvu
Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat i v případech, kdy jste s naší společností neuzavřeli smlouvu. Jde o případy, kdy smlouvu s CK Sindibád uzavírá jiná osoba (právnická nebo fyzická) ve Váš prospěch dle ustanovení §1767 a násl. občanského zákoníku. Jedná se tak především o případy, kdy jste na smlouvě uvedeni zpravidla jako účastníci zájezdu nebo jednotlivých služeb apod.
8. Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme
Zpracovávání Vašich osobních údajů je prováděno jak manuálně, tak automatizovaně v elektronických systémech CK Sindibád, jako jsou IT aplikace, software apod. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány vybranými zaměstnanci CK Sindibád.
9. Kdo má přístup k vašim osobním údajům
Pro účely zpracovávání Vašich osobních údajů má k Vašim osobním údajům přístup CK Sindibád jako správce, jeho zaměstnanci a dále také smluvní zpracovatelé pověření ke zpracovávání Vašich osobních údajů, a to především poskytovatelé IT služeb, obchodní zástupci CK Sindibád, zprostředkovatelé, s nimiž jednáte o uzavření smlouvy a uzavíráte smlouvy jménem a na účet CK Sindibád, smluvní dodavatelé služeb, kteří zprostředkovávají zajištění služeb u přímých poskytovatelů služeb cestovního ruchu (ubytovacích, stravovacích, dopravních apod.).
10. Komu jsou předávány vaše osobní údaje
Vaše osobní údaje zpracovávané CK Sindibád pro účely provedení opatření před uzavřením smlouvy při jednání o uzavření smlouvy, pro uzavření smlouvy, pro její změny nebo správy Vaší smlouvy a pro splnění smlouvy, jsou vedle ve smluvně uvedených údajů smluvně pověřených zpracovatelům poskytovány v nezbytném/požadovaném rozsahu také přímým dodavatelům jednotlivých služeb, zejména ubytovacím zařízením, dopravcům, delegátům, vedoucím, průvodcům apod. uvedených na smlouvě, zpravidla v rozsahu titul, jméno, příjmení, pohlaví, věk, číslo cestovního dokladu, datum jeho vydání a platnosti, kód vydávající země, státní občanství.
11. Poučení jaká práva máte v souvislostech se zpracováním vašich osobních údajů
Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro nás důležité a jejich ochrana je naprostou samozřejmostí. Při zpracovávání osobních údajů můžete uplatnit následující práva:
- Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů: Obsahem informace jsou zejména, totožnost a kontaktní údaje správce, jeho zástupce a případně i pověřence pro ochranu osobních údajů, účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů, informace o předání osobních údajů do třetích zemí, dobu uchování osobních údajů, oprávněné správce, výčet Vašich práv, možnost obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, zdroj zpracovávaných osobních údajů, informace zda a jak dochází k automatizovanému rozhodování a profilování.
- Právo na přístup k osobním údajům: Máte právo na potvrzení, zda Vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány a pokud ano, máte právo na poskytnutí informace obsahující: (i) účel zpracování, (ii) kategorie dotčených osobních údajů, které jsou zpracovávány (iii) příjemce nebo kategorie příjemců, kterým jsou zpřístupněny (iv) plánovanou dobu, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby, (v) existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování a vznést námitku proti tomuto zpracování; (vi) právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, (vii) informace o zdroji osobních údajů, (vii) informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování, (ix) informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů.
- Právo na opravu: Zpracováváme Vaše neaktuální či nepřesné osobní údaje? Změnil/a jste například adresu bydliště? Prosíme, informujte nás a my osobní údaje opravíme.
- Právo na výmaz (právo být zapomenut): V některých zákonem stanovených případech jsme povinni Vaše osobní údaje na Váš pokyn vymazat. Každá takováto žádost však podléhá individuálnímu vyhodnocení, neboť CK Sindibád má právní povinnosti či oprávněný zájem si osobní údaje ponechat.
- Právo na omezení zpracování: Máte právo, aby CK Sindibád omezil zpracovávání Vašich osobních údajů, pokud (i) popíráte přesnost svých osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce ověřil přesnost Vašich osobních údajů; (ii) zpracování Vašich osobních údajů bylo protiprávní, ale nepožádáte o výmaz osobních údajů, ale o omezení jejich použití; (iii) CK Sindibád již nepotřebuje Vaše osobní údaje pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků; nebo (iv) jste vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů, a to do doby než bude ověřeno, zda oprávněné důvody CK Sindibád převažují nad oprávněnými důvody zákazníka.
- Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat své osobní údaje, které CK Sindibád zpracovává, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a tyto předat jinému správci osobních údajů, pokud (i) je zpracování Vašich osobních údajů založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů; nebo (ii) se zpracování provádí automatizovaně. Pokud si přejete, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné, technické či jiné významné překážky, Vámi určenému subjektu.
- Právo vznést námitku: Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že zpracování osobních údajů provádíme v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, obraťte se prosím na nás a požádejte nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu. Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování.
- Právo podat podnět či stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů:Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel. č.: 234 665 111, webové stránky www.uoou.cz/.
12. Kde můžete uplatnit svá práva týkající se zpracování a ochrany vašich osobních údajů
Vaše práva týkající se zpracování Vašich osobních údajů můžete uplatnit u správce, tj. u společnosti SINDIBÁD cestovní kancelář, spol. s r. o. a to písemně na adrese Drahobejlova 59, 19000 Praha 9 nebo emailem na adrese ck@sindibad.cz.
Veškerá sdělení a vyjádření a žádosti k Vámi uplatněným právům poskytneme bezplatně. Pokud by však byla Vaše žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se bezdůvodně opakovala bez uvedení nových doložených skutečností, které mohou ovlivnit vyjádření správce k Vašemu původnímu sdělení, vyhrazujeme si právo účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady.
Vyjádření a informace ke zpracovávání Vašich osobních údajů či jiným žádostem týkajících se zpracovávání Vašich osobních údajů Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od doručení Vaší žádosti. V případě potřeby a s ohledem na složitost Vašeho požadavku, zejména pak i z důvodu nutnosti stanovisek a podkladů u smluvně sjednaných zpracovatelů, příjemců nebo v návaznosti i na četnost obdobných žádostí máme právo na prodloužení uvedené lhůty k vyřízení Vaší žádosti. O prodloužení lhůty k odpovědi, vč. uvedení důvodů a náhradního termínu Vás budeme informovat.
13. Kde nás můžete kontaktovat
Pokud máte k této informační povinnosti cestovní kanceláře SINDIBÁD cestovní kancelář, spol. s r. o. jakékoli dotazy, neváhejte se na nás obrátit, a to na korespondenční adrese Drahobejlova 59, 19000 Praha 9 nebo emailem na adrese ck@sindibad.cz.
Tento dokument Informace o zpracovávání osobních údajů a poučení o právech v souvislosti s ochranou osobních údajů zákazníků cestovní kanceláře SINDIBÁD cestovní kancelář, spol. s r. o. je platný ke dni 1. května 2018 a průběžně bude aktualizován.
Vaše cestovní kancelář SINDIBÁD
